Autareon®Nájsť príležitosť Denný kalendár bol jediný zdroj pravdy.
Pri každej naplánovanej položke boli vozidlo, číslo objednávky a VIN. Informácie boli správne, no zostávali uzamknuté v jednom systéme.
- Vozidlo a dátum realizácie
- Číslo objednávky
- VIN číslo
Kathari / automatizácia fakturácie
Od kalendára v ABRA po odoslanú faktúru. Automaticky.
Objednávky, VIN čísla a vozidlá už v systéme boli. Problém bol, že ich bolo treba každý večer ručne prepísať, skontrolovať a odoslať.
Pozrieť riešenie ↓−98 %času na fakturáciu
1× denneautomatický XML export
0×ručné prepisovanie údajov
01 / Čo sme našli
Údaje už existovali. Len medzi nimi chýbalo spojenie.
Veľký predajca áut, pre ktorého Kathari pracovalo, plánoval vozidlá v kalendári systému ABRA. Pri každom vozidle boli údaje potrebné na fakturáciu. Konateľ ich však po skončení dňa prenášal do faktúr manuálne.
Prepis. Kontrola. Faktúra. E-mail. Každý deň znova.
Každé číslo bolo treba vložiť do správneho poľa, faktúru skontrolovať a následne odoslať. Proces si pýtal pozornosť aj večer či počas dovolenky.
- Riziko chyby pri prepise
- Závislosť od jednej osoby
- Opakujúca sa práca bez pridanej hodnoty
02 / Systém
Jeden export spustí celý fakturačný tok.
So správcom systému ABRA sme nastavili denný export kalendára vo formáte XML. Súbor príde v konkrétnom čase na vyhradenú e-mailovú adresu a odtiaľ už pokračuje bez ručného zásahu.
ABRA pripraví denný kalendár
Export obsahuje vozidlá naplánované na daný deň spolu s objednávkovými a VIN číslami.
Súbor príde do vyhradenej schránky
Správca ABRA odosiela export automaticky v dohodnutom čase na samostatnú e-mailovú adresu.
Automatizácia načíta a namapuje údaje
XML sa spracuje a potrebné hodnoty sa vložia do správnych polí budúcej faktúry.
SuperFaktúra vytvorí faktúru
Cez API vznikne faktúra so správnymi údajmi bez ručného prepisovania objednávky či VIN.
Hotová faktúra sa odošle klientovi
SuperFaktúra ju odošle e-mailom v presne dohodnutom formáte.
03 / Výsledok
Fakturácia pokračuje. Večerná smena skončila.
98 % času späť
Z každodennej operatívy ostal iba zlomok pôvodnej práce.
Bez prepisovania
Objednávkové aj VIN čísla putujú zo zdroja priamo do faktúry.
Funguje aj bez konateľa
Proces nie je viazaný na to, či je práve pri notebooku alebo na dovolenke.
Každý večer ručne
- Otvorenie denného kalendára
- Prepis údajov do faktúry
- Kontrola každej položky
- Ručné odoslanie e-mailu
Každý deň automaticky
- Naplánovaný XML export
- Automatické spracovanie údajov
- Vytvorenie cez SuperFaktúra API
- Odoslanie v správnom formáte
Čo sa dá prepojiť vo vašej firme?
Najdrahší proces je často ten, na ktorý ste si zvykli.
Začnime krátkou analýzou vašej každodennej operatívy.
Nájsť priestor na automatizáciu ↗︎